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COMUNICAÇÃO
INTEGRADA NA UNIVERSIDADE REGIONAL DE BLUMENAU
Organização
Universidade Regional de
Blumenau
Profissional Responsável
Sônia Regina Vilella Nova Cruz Bandeira
Ano da Premiação
1997
Toda a estrutura de comunicação da Universidade Regional de Blumenau que
administra um orçamento igual a um terço do orçamento financeiro da prefeitura de
Blumenau, estava limitada à Secretaria de Imprensa – um órgão vinculado ao Chefe
de Gabinete do Reitor e restrito à atuação jornalística impressa.
A leitura dos
acontecimentos e problemas diários das três últimas gerações da universidade produziu
um diagnóstico consensual na equipe da Secretaria: falta uma política integrada de
comunicação e uma estrutura administrativa adequada para atender a este fim.
Neste
cenário, foi criada oficialmente em 1997 a Coordenadoria de Comunicação Social, que procurou criar condições estruturais intrínsecas para
enfrentar e solucionar as dificuldades crescentes na relação da Instituição com o
mercado.
A
coordenadoria tem como objetivo primordial definir e trabalhar uma política de
comunicação social integrada voltada para o cliente: as comunidades externa e interna. A
coordenadoria engloba as agências de Relações Públicas, Publicidade e Propaganda,
Central de Jornalismo e Artes Gráficas.
O
planejamento foi feito em duas etapas: a primeira, com ações já executadas e em
andamento, envolvendo os diversos públicos de interesse da universidade, considerando que
a comunicação interna atua com base numa política de Relações Públicas, buscando
valorizar o servido como pessoa e como cidadão.
Para que fossem alcançados os objetivos propostos, coube à Agência de
Relações Públicas definir os públicos prioritários para a instituição:
 | Interno
– docentes, funcionários e familiares.
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| Externo
– discentes, comunidade, imprensa, autoridades e entidades sociais.
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ESTRATÉGIAS
Após a definição dos públicos, foram desenvolvidos projetos orientados
pelas seguintes estratégias:
| estabelecer, junto aos públicos, um clima de confiança e de credibilidade;
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| abrir e manter canais de comunicação internos e externos;
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| formar uma imagem positiva da instituição perante a opinião pública;
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| dispensar o melhor atendimento possível ao corpo discente, docente,
servidores da administração, candidatos aos exames vestibulares e à comunidade;
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| divulgar internamente a importância da comunicação integrada dentro da
instituição;
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| estabelecer um clima de cordialidade com os meios de comunicação,
informando-os sobre as atividades desenvolvidas na instituição, sem restrições quanto
à audiência ou tiragem do veículo;
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| relatar o que a Universidade vem realizando em benefício da comunidade a
nível interno e externo;
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| motivar o servidor para que "vista a camiseta da
Furb". |
PÚBLICO
INTERNO
Servidores
Técnico-Administrativos e Familiares
Os servidores
são os porta-vozes da instituição. A necessidade do bom atendimento entre servidores e
reitoria cria um ambiente de apoio mútuo e traz vantagens à instituição.
Servidores
satisfeitos, integrados aos objetivos da universidade, “vestindo a camiseta”,
produzem mais e melhor e fortalecem a imagem da instituição. Deste modo, foram
desenvolvidas as seguintes ações:
| Projeto
Identificação Visual
Com o objetivo de auxiliar no processo de apresentação,
possibilitar a fixação de nomes e funções, foi criado o projeto identificação visual
padrão (crachá) e, com a utilização do crachá por todos os segmentos da Universidade,
foi dada a largada de um plano de Relações Públicas que visa melhorar a comunicação
da Universidade, não somente entre setores administrativos, mas envolvendo a comunidade
universitária e o público em geral.
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| Projeto
Treinamentos
Para telefonistas e recepcionistas enfocando a
importância do trabalho diário desses servidores: interesse, iniciativa, presteza,
eficiência e naturalidade.
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| Projeto
Integração do Novo Servidor
Realização em conjunto com o Sindicato dos Servidores
Públicos do Ensino Superior de Blumenau–SC. A solenidade de integração do novo
servidor teve o objetivo de estimular um bom relacionamento entre o servidor,
administração e sindicato, criando um ambiente de apoio mútuo.
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| Projeto
Datas Alusivas
 | Dia das Mães – mais de
250 mães servidoras (técnico-administrativas e professoras), receberam da Universidade,
em seus setores, uma mensagem acompanhada de um bombom, cumprimentando-as pelo transcurso
da data.
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| Dia Internacional
da Mulher – cumprimento da Universidade por
meio de um cartão a todas as mulheres que trabalham e estudam na instituição.
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| Dia do Trabalho
– a Universidade e as entidades de classe
organizaram uma feijoada em comemoração ao dia 1º de maio.
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| Dia dos Pais
– os pais servidores (técnico-administrativos
e professores), foram homenageados pela Universidade com um anúncio veiculado no
informativo interno da Universidade, o Em Dia, registrando a passagem da data.
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| Dia do Servidor
Público – no dia 28 de outubro os servidores
públicos da instituição foram homenageados com uma mensagem veiculada também no nosso
informativo interno, lembrando que o sucesso da Universidade acontece graças ao empenho
de todos os servidores.
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| Dia da
Telefonista – as quatro telefonistas da
Universidade receberam do Reitor uma mensagem acompanhada de um índice telefônico.
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| Aniversários
– todos os servidores da Universidade
(professores e funcionários), no dia do seu aniversário recebem um cartão do Reitor.
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| Projeto
Família do Servidor
Considerando a necessidade de tornar o fluxo de
comunicação entre a Universidade e seus públicos planejado e contínuo, foram criadas
formas de integração com as famílias dos servidores.
| Visitas da
família do servidor: promover maior integração
da Universidade com os filhos dos servidores foi o objetivo da visita, que aconteceu
quando os filhos dos servidores conheceram todos os setores da instituição.
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| Dia da Criança: organizou-se uma festa para todos os filhos dos servidores com
várias atrações: jogos, teatros, músicas, sorteios, palhaços e lanches.
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| Projeto
Natal: com o espírito de união, a Universidade e
as entidades de classe organizaram a festa de Natal de 1996, contando com várias
atrações: churrasco, música, sorteios, apresentação do coral e queima de fogos.
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| Outras Atividades
| Medicina
Assistencial: mesmo contando com ambulatório de
referência, a administração, preocupada com o bem-estar do servidor, colocou um
médico, durante duas horas de atividades, à disposição de todos que necessitam de
atendimento em horário de trabalho.
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| Agradecimentos: agradecer ao servidor seu apoio em todos os
eventos organizados pela Universidade ou em conjunto com outras instituições é
prioridade da Administração. |
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Docentes
O corpo
docente representa para a universidade a qualidade do ensino oferecido e o desempenho da
universidade em sala de aula. A atualização permanente e a competência dos docentes de
todos os cursos são incentivadas como forma de garantir a imagem e o produto oferecido
pela instituição. Para este
segmento do público interno, foram implementadas as seguintes ações:
| Projeto
Humanização da Sala dos Professores
A sala dos professores foi retomada, com a humanização.
A sala conta com uma bolsista em cada turno e um ramal telefônico para facilitar a
comunicação entre os professores e seus respectivos centros.
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| Projeto Dia do
Professor
Veiculação de um anúncio no informativo interno da
Universidade foi a forma como a instituição homenageou os professores.
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| Projeto
Cartão de Aniversário
Todos os professores recebem em seus escaninhos,
localizados na sala dos professores, um cartão do Reitor.
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| Carta-Resposta
Envio
de carta-resposta a todos os professores que sugerem providências a serem tomadas, tanto
na sala dos professores como na Universidade como um todo.
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PÚBLICO
EXTERNO
Discentes
Os alunos
são a razão de ser de uma instituição educacional. Por isso, a universidade, exige um
atendimento de qualidade e preocupação constante com o bem-estar dos alunos. Os projetos
previstos foram os seguintes:
| Projeto Recepção dos Alunos Novos
No "Balcão do Calouro", instalado hall de entrada do bloco A da Universidade,
além das informações gerais sobre a Universidade, os calouros recebem outras
informações.
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| Projeto Dia do Estudante
No dia 11 de agosto comemora-se o "Dia do Estudante", que são homenageados pela
Universidade por meio de um anúncio.
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| Projeto Telegrama
Envio de telegramas em situações especiais, como premiações, defesa de mestrado ou
casos de falecimento de alunos.
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| Projeto Apoio ao Esporte
Esporte, hoje em dia, é um grande negócio para as instituições que o patrocinam e para
o próprio esporte, pelos patrocínios oferecidos. O aluno do Curso de Administração,
Julius Sommerfeld, tem o apoio da Universidade para participar em grandes competições.
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| Guia do “Bixo”
Peça gráfica entregue na matrícula dos alunos novos no "Balcão do Calouro",
o guia é ferramenta auxiliar para os novos alunos. O material traz informações gerais
da Universidade e da cidade de Blumenau.
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Imprensa
O fluxo de
informações da instituição para com os órgãos de informações deve ser contínuo e
feito pessoalmente. A ligação harmônica entre a instituição e os comunicadores faz
com que as informações sejam tratadas com atenção. Este grupo de interesse foi
alvo das seguintes ações:
| Projeto Mailing-List
Elaboração de um cadastro de imprensa com nome, endereço, fax, telefone e aniversário
de profissionais.
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| Projeto Dia Internacional da Mulher
Envio de cartões a todas as mulheres que trabalham nos veículos de comunicação da
cidade de Blumenau.
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| Projeto Jantar de Integração
Para comemorar a parceria com os veículos de comunicação da cidade e da região, foi
organizado um jantar de integração em dezembro de 1996. Foi feito o levantamento e a
seleção dos jornalistas dos principais veículos para enviar o convite, e cada
jornalista recebeu um kit contendo prospecto da Universidade, boné, cartão de
Natal e uma caixa de bombons.
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| Projeto Cumprimentos
Entrega de placas aos veículos de comunicação da cidade que completam 10, 15, 20, 25 e
30 anos de edição.
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| Projeto de
Parceria
Assinatura de convênio com o grupo RBS, prevendo a instalação de um balcão em um
shopping da cidade para divulgar a Universidade e prestar informações sobre os cursos
que a instituição oferece. O balcão também pode ser utilizado pela comunidade
acadêmica para divulgar os seus eventos.
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| Projeto
Visitas
Incluir na agenda do Reitor e do Coordenador de Comunicação visitas aos veículos de
comunicação da cidade e região.
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Entidades
Sociais
Destaques para o Sindicato dos Servidores Públicos do Ensino Superior de
Blumenau – SINSEPES, a Associação dos Servidores Técnico-Administrativos –
ASEF, e Associação dos Professores – APROF. Pode-se considerar este público um dos
desdobramentos do público servidor da própria instituição e, deste modo, foi
desenvolvida a seguinte ação:
| Projeto Eventos Casados
A Universidade busca soluções conjuntas não somente para salários e mensalidades, como
também a satisfação do servidor. Sendo assim, a Universidade procura auxiliar, ajudar
financeiramente e se fazer presente em todas as promoções de eventos que as entidades
sociais promovem, que envolvam os servidores, os seus familiares e a comunidade, como:
| comemorações do Dia do Trabalho;
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| debate “Idéia e Compromisso”;
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| festa do Natal;
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| integração do novo servidor;
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| cerimonial
de possa da nova diretoria do SINSEPES.
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Comunidade
A comunidade precisa ser considerada como um público de grande importância
para a instituição. Dela provém o servidor, a imagem da instituição e um grande
número de candidatos aos exames vestibulares. Para consolidar o conceito da Universidade
junto a esse segmento do público externo, foram desenvolvidos os seguintes projetos:
| Projeto de Visitas
Visando mostrar como funciona a Universidade e os serviços que a mesma oferece, são
atendidas as visitas de escolas, de associações de moradores, de empresários e de
visitantes estrangeiros. Todos os visitantes ganham um kit da instituição com
prospectos, bonés, camisetas, canetas, cristais, risque-rabisque, calendário etc.
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| Projeto Calendário
No início de cada ano, a Universidade envia a todas as associações de moradores e
entidades sociais da cidade um calendário com o logotipo da Universidade, endereço, fax
e telefone, bem como envia semanalmente o informativo Em Dia.
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| Projeto Homenagem
Por esse projeto, algumas pessoas da comunidade são homenageadas com a entrega de placas
em eventos especiais.
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| Projeto Apoio Entidades
A Universidade colabora, por intermédio de patrocínios e da doação de materiais, com
entidades da cidade e da região.
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| Projeto de Extensão
A Universidade desenvolve vários projetos de extensão com a comunidade.
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| Projeto Participação em Feiras e Exposições
Ações que procuram integrar a Universidade com empresas dos países membros do Mercosul,
buscando a sua articulação e desenvolvimento de tecnologias.
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| Outros Projetos
A Universidade em parceria com a empresa BTV utiliza um canal a cabo para transmitir o
jornal da instituição, estabelecendo, deste modo, um canal de comunicação com a
comunidade.
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Autoridades
O público
governamental para as instituições é constituído de representante do Poder Executivo,
Poder Legislativo e Poder Judiciário. Pequenas ações são desenvolvidas para atingir
esse segmento.
| Projeto
Mailling-List
Elaboração de listagem de todas as autoridades municipais, estaduais e federais com
endereço, data de aniversário, telefone e fax.
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| Projeto
Aproximação
Carta enviando calendário de mesa como brinde da Universidade e colocando-a à
disposição sempre que necessário.
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| Projeto Clipping
Envio de matérias publicadas nos veículos de comunicação ao governo municipal.
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| Projeto
Convite de Honra
Todas as solenidades que acontecem na instituição têm os poderes constituídos como
convidados de honra.
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| Projeto Lobby
Essa estratégia é empregada quando algum assunto de interesse da instituição é
discutido.
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| Projeto
Cartão de Natal
A
organização envia a todas as autoridades do Brasil e aos seus servidores cartão de
Natal assinado pelo Reitor.
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Candidatos
aos Exames Vestibulares
A
universidade que reconhece a importância dos candidatos aos exames vestibulares, coloca o
seu interesse em primeiro lugar e desenvolve esforços para melhor servi-los. Para isto,
são desenvolvidos projetos específicos.
| Projeto
Participação em Eventos de Profissão
A Universidade procura mostrar sua disponibilidade para um estreito relacionamento com a
comunidade local, cooperando, assim, para o seu pleno desenvolvimento, participando de
eventos promovidos por escolas do primeiro e do segundo graus e por instituições em
geral da cidade, que incentivam a escolha por uma carreira profissional dos futuros
vestibulandos.
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| Projeto de
Visitas
A Universidade recebe visitantes de escolas de segundo grau da cidade e da região,
mediante um roteiro pré-estabelecido e confirmado pela instituição interessada.
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| Projeto Carta
de Incentivo
Entrega de uma carta cumprimentando aqueles que venham a ser aprovados e incentivando
aqueles que não sejam aprovados.
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| Projeto de
Humanização no Resultado do Vestibular
Em
conjunto com outros setores da Universidade, o resultado do vestibular foi transmitido ao
vivo; para evitar filas e proporcionar um maior espaço para a integração dos
vestibulandos, a agência de Relações Públicas cuidou do espaço físico e confecção
de uma faixa recepcionando os aprovados.
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Instituições
Além dessas
atividades desenvolvidas para cada público específico da Universidade Regional de
Blumenau, também foram necessárias algumas ações:
| Humanização
Hall de Entrada dos Blocos A e T
Na formação da imagem da instituição, o mobiliário e a decoração também são
fortes emissores de mensagens. A recepção do hall de entrada é a primeira imagem que se
tem da instituição. Deste modo, procurou-se deixá-la mais humanizada. Antes foram
feitas modificações para melhorar o atendimento ao público e a distribuição de
correspondências. Foram mudados os móveis, colocada uma porta de vidro com sistema de
trava de segurança, as recepcionistas começaram a usar uniforme e crachá, e passaram
por um curso de desenvolvimento profissional para incorporar uma nova postura de
atendimento.
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| Humanização
da Entrada do Campus IV
Atualmente, passa pelo Campus IV da Universidade, nos finais de semana, uma média de
1.500 alunos dos cursos de pós-graduação. Com esse número, fica evidente a necessidade
de criar um ambiente mais aconchegante aos discentes. O hall de entrada dispõe hoje de
sofás, tapetes, mesas, cortinas e plantas, dando um “toque” especial ao
ambiente de entrada do campus.
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| Brindes
A organização tem uma política de brindes baseada em sua filosofia. Todos os brindes
confeccionados contêm o logotipo da Universidade e são entregues a visitantes
individuais ou participantes do programa de visitas acompanhados de um cartão.
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| Guia de
Ramais
Para facilitar a comunicação entre os setores, foi criado o Guia de Ramais, peça
importante para comunicação interna e externa. Na listam constam observações para o
uso correto do telefone para evitar perdas de tempo e de dinheiro.
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| Projeto
Decoração Natalina
O clima de Natal invade as ruas, jardins e casas de Blumenau e a Universidade também
participa decorando, a cada ano, mais blocos e jardins.
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| Projeto
Cartão de Natal/96
A distribuição de cartão de Natal foi feita para todos os públicos prioritários da
Universidade, totalizando 15.000 cartões.
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| Projeto
Envelope
Levando em conta o desperdício de envelopes nos setores da Universidade, foi criado o
“envelope de circulação interna”, produzido pela agência de Publicidade e
distribuído com uma carta de esclarecimento pela agência de Relações Públicas.
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| Cerimonial,
Protocolo e Organização de Eventos
A Universidade preocupa-se com a rigorosa observância das formalidades e dos
procedimentos protocolares em todos os eventos dos quais participa e/ou promove.
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| Eventos
Especiais
Para
comemorar os 33 anos da Furb, no dia 2 de maio deste ano, a Coordenadoria de Comunicação
Social promoveu várias atividades, como um selo comemorativo, convite aos públicos de
interesse para as solenidades, cobertura de imprensa, suplemento especial no Jornal de
Santa Catarina, documentário, mostra institucional, programações culturais.
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AÇÕES
PROPOSTAS A LONGO PRAZO
| Público Interno
| Festa dos Veteranos
Evento para servidores que têm 10, 15, 20, 25 e 30 anos de trabalho. Entrega de placas e
de brindes pelo Reitor.
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| High Lights para Servidores da Universidade
Para que sejam evitadas informações errôneas, elaborar um livreto de bolso, para
professores e pessoal técnico administrativo, contendo informações sobre a FURB,
número de alunos, cursos de graduação, número de servidores, número de campi,
fundadores, atual gestão.
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| In Door – Painel Gigante
Confecção de out-doors internos para serem usados em locais estratégicos da
universidade.
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| Manual do Servidor
Com real teor informativo, linguagem acessível – com a história da universidade e
estatuto do servidor. Elaboração em conjunto com Recursos Humanos.
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| Projeto Qualidade de Vida
Dirigido aos servidores e aos seus familiares, com palestras nas áreas de educação,
saúde, motivação, primeiros socorros, com o objetivo de integrar servidores,
universidade e familiares.
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| Concursos Internos
Promover concursos para os filhos dos servidores participarem e serem premiados com
material publicitário da universidade.
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| Caixa de Sugestão – Alunos
Organizar um sistema de caixa de sugestão para receber opiniões e críticas sobre o
sistema de atendimento dos setores envolvidos com a comunidade acadêmica.
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| Manual de Formatura
Elaboração de um manual de formatura com todos os procedimentos protocolares, evitando
alguns constrangimentos que ocorrem em formaturas.
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| Cadernos Reciclados
Elaboração do projeto de reciclagem de papel feito pelos setores da universidade,
utilizando-os para confecção de cadernos com logotipo da universidade. Os cadernos
serão vendidos a preço de custo para os filhos dos servidores.
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| Feira do Livro
Planejar o organizar feira do livro na semana do aniversário da universidade,
incentivando os servidores a terem o hábito de leitura.
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| Público Externo
| Calendário de Datas Especiais
Elaboração de um calendário contendo dados da universidade (logotipo, endereço,
telefone, fax, e-mail) com datas alusivas (dia da secretária, do motorista, do estudante)
e datas importantes da cidade, para ser entregue aos públicos prioritários da
universidade.
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| Bureau de Oradores
Consiste em palestras prontas para todos os níveis de público, desde alunos de escolas
primárias até universitários, com entrega de kit (brindes, apostilas,
materiais impressos). Treinar pessoas para dar as palestras.
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| Tchnical Papers
Artigos técnicos, escritos por especialistas da universidade, bem impressos para serem
enviados aos diversos públicos, ou entregues a visitantes e nas visitas que o reitor faz.
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| Kit de Imprensa
Criação de um kit de imprensa com informações gerais sobre a universidade
(prospectos, disquetes, canetas, pastas e camisetas).
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| Café da Manhã
Encontro com a imprensa, empresários, cursinhos pré-vestibulares e direção de escolas
de segundo grau, tendo como objetivo principal proporcionar um relacionamento mais amplo
com estes públicos.
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| Projeto Doação
Contemplar algumas entidades carentes com material de expediente.
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| Agenda Note Book
Elaboração de um note book para ser distribuído no final do ano aos veículos de
comunicação da cidade e da região.
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AVALIAÇÃO
Depois de
oficialmente criada a Coordenadoria de Comunicação Social da universidade, foi feita uma
pesquisa interna (via telefone), na qual ficou evidenciado o aumento da credibilidade do
público interno em relação à coordenadoria e à universidade.
O público
externo, por meio de contatos informais, demonstra que a universidade, a partir do segundo
semestre de 1996, tem buscado eficácia na comunicação. Com essas ações citadas no
plano, e outras desenvolvidas por profissionais que atuam na coordenadoria, a procura de
trabalhos de comunicação integrada se intensificou.
CONCLUSÃO
Para vencer o mercado, é necessário diferenciar sua instituição,
diferenciá-la de tal forma que os públicos envolvidos acreditarem na diferenciação.
Diante das
mudanças, não é mais possível executar planos, projetos e programas isolados de
comunicação institucional. Incorporando a idéia de uma comunicação globalizada, as
atividades de Relações Públicas executadas foram planejadas com base numa política
única definida, resultando numa comunicação eficaz.
Originalmente publicado no CONRERP em Ação, São Paulo,
n. 5, 1997, editado pelo CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná
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