PROGRAMA
ECO: ENCONTRO DE COMUNICAÇÃO E ORIENTAÇÃO
Organização
Caterpillar
Brasil S.A.
Profissional
Responsável
Fábio
França
Ano
da Premiação
1985
Estabelecer um canal de comunicação, por meio de reuniões entre
diretoria e funcionários, é o objetivo do Encontro de Comunicação e Orientação,
conhecido na Caterpillar Brasil S.A. como ECO. Este é o evento que rompe com a distância
em geral existente entre a alta administração e os empregados, entre a comunicação
hierarquizada e a comunicação informal. É a ocasião em que diretores e empregados se
orgulham de estar junto, unidos numa troca de informações que é proveitosa para ambos.
A realização de programas como esse é tradicional na organização
Caterpillar, acontecendo uma vez por ano em todas as suas fábricas do mundo, com o nome
de All Employee Meeting. Mas as características do programa nas fábricas
americanas são diversas das necessidades brasileiras. Para ser realizado aqui, o programa
teve que ser adaptado às exigências locais.
Assim, um planejamento específico passou a ser desenvolvido, a
partir de 1980, ano do início desses encontros, para que o mesmo atingisse plenamente
seus objetivos, que são:
 | realizar uma comunicação efetiva com todos os empregados, em todos
os níveis;
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| despertar neles o entusiasmo pela companhia e a responsabilidade que
têm na execução de suas funções específicas;
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| difundir em todos maior confiança na empresa e o seu trabalho;
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| provocar atitudes favoráveis que levem à maior eficiência, melhor
produtividade e à manutenção permanente da qualidade do produto;
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| criar condições que favoreçam o inter-relacionamento humano e
tragam satisfação pessoal no trabalho.
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O
NOME
Uma das primeiras preocupações da Divisão de Relações Públicas
foi encontrar um nome representativo e adequado a seus objetivos. Depois de passar por
várias fases, chegou-se a Encontro Empresa–Empregado. Com base nos
"E" iniciais, poder-se-ia criar a marca do encontro, por exemplo " E E
E". Mas lembrando se tratar de um encontro para comunicação, os ensaios de nome
produziram Encontro de Orientação e Comunicação, gerador da sigla
"ECO".
Encontrou-se, assim, um termo adequado, típico de comunicação.
Suas vantagens eram evidentes: um nome de fácil assimilação, altamente identificado com
o programa, excelente para a divulgação e denotativo de todo o processo de
comunicação, já que representava o retorno, o feed-back necessário ou o
"ECO" final, a resposta positiva dos empregados à informação recebida e
transformada em ação.
Encontrado o nome, havia a necessidade de se criar um símbolo
aglutinador da atenção de todos para o programa. Após vários estudos e debates, e
contando com a participação da PROBRÁS — Propaganda Brasileira, chegou-se à
criação de um boneco-símbolo do evento. Ele representaria, de forma estilizada, um
operário de macacão, em cores aproximadas ao amarelo, para facilitar a identificação
com o logotipia da companhia.
Sua adoção gerou impacto e agradou em cheio. Sua aceitação foi
total, recebendo logo diversos apelidos por parte dos empregados, o que provou sua rápida
assimilação pelo público que, inclusive, o queria como brinde e brinquedo para os
filhos. Tal fato levou à confecção de várias peças sorteadas em reuniões do
"ECO". A partir daí, o boneco passou a ser utilizado em todas as peças
promocionais e nas publicações da empresa.
Aprovada a realização do programa no Brasil, ficou estabelecido que
deveria ser criado um Comitê Coordenador, que se responsabilizaria pelas tarefas de
execução e coordenação, adaptando-o as condições da companhia do Brasil. Esta tarefa
ficou a cargo da Divisão de Relações Públicas, a quem coube estruturar todo o programa
e planejá-lo a nível de detalhes.
A companhia procura sempre tratar o empregado como pessoa
responsável por seus atos e como parte de uma organização que depende dela e da qual
ela depende. Para conseguir este objetivo, a cada ano se faz um levantamento de opinião
dos empregados sobre suas expectativas com relação ao ECO. Essas pesquisas são feitas
por intermédio de questionários, entrevistas e sugestões. O resultado é tabulado e
separado em dois grupos:
| temas de interesse geral, que irão à discussão com o Comitê
Coordenador e diretoria para se chegar ao tema central do programa do ano;
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| temas de interesse pessoal. As respostas destes temas são dadas
individualmente ou por boletim especial criado para esta finalidade, o Jornal do Eco.
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A partir daí procura-se o tema central de cada ano. Em 1980, no
"I ECO", os temas foram: Fábricas e Produtos; Qualidade e
Eficiência; Segurança; Comercialização de Produtos. Em 1981, o escolhido foi A
Companhia como Organização Multinacional e seus Princípios de Ação. Já o
terceiro "ECO" se fixou na crise mundial e seus reflexos nas atividades da
companhia, abordando principalmente as mudanças internas que propiciaram melhoria de
produtividade.
A Caterpillar havia estabelecido objetivos concretos em torno de
redução de custos e Melhoria de Qualidade. Por isso, este foi o principal assunto do
"4º ECO". Já no 5º Encontro, realizado em 1984,
optou-se por duas palestras e um grande painel de perguntas e respostas, numa tentativa de
aumentar o nível de comunicação entre dirigentes e empregados. Para responder às
perguntas foram convidados diretores e gerentes, que se revezaram nas diversas reuniões
do programa.
ESTRUTURA
Pode-se dividir o "ECO" em quatro partes principais:
abertura, palestras, mensagem do Diretor-Presidente e temas motivacionais.
Todos esses elementos foram contidos dentro de um contexto único que
visa motivar, informar e servir de fonte geradora de atitudes positivas em relação à
empresa. Cada programa tem sua característica própria no que se refere a suas sessões.
A proposta é realizar uma reunião agradável, de fácil compreensão e com volume
adequado de informações. A duração de cada sessão é de 50 minutos, podendo chegar a
sessenta e desaconselhando-se um prolongamento maior. Cada palestra dura entre 5 e 10
minutos, tentando manter um nível variado de informações. Os oradores são escolhidos
preferencialmente entre os diretores, já que o "ECO" é encontro da alta
administração com os empregados.
Os brindes, quando utilizados, têm três funções: chamar a
atenção para o programa; representar uma recompensa à presença espontânea do
empregado; e funcionar como recall das mensagens recebidas.
LOCAIS
Um dos maiores problemas enfrentados pelo ECO foi a escolha do local
de sua realização, já que a empresa não dispões de auditório. Depois de várias
tentativas, optou-se por realizá-los internamente, nos refeitórios gerais. Para tanto,
foi elaborado um programa de limpeza e arrumação, além do treinamento de uma equipe de
manutenção para a transformação rápida dos refeitórios em salas de reunião. Novo
desafio: equipá-los com serviço de som, recursos para audiovisuais, filmes e videotapes.
Além disso, o importante era programar as reuniões de tal maneira que não viessem a
impedir as refeições.
Tudo foi sempre devidamente planejado, e os resultados obtidos
compensaram plenamente os esforços, superando as expectativas.
Entendendo que nem todos possuem uma técnica de comunicação, a
Divisão de Relações Públicas chegou aos mínimos detalhes, na elaboração dos textos
de apoio, tais como ensinar sobre o correto uso do microfone, a posição no pódio e
técnicas de redação.
RESULTADOS
Por tudo isso, o "ECO", na forma descrita, tem se mostrado
um eficiente sistema de comunicação entre a administração e os empregados da
Caterpillar Brasil S.A. A experiência acumulada em cinco anos mostra uma evolução
constante da comunicação interna, valorizando o trabalho de Relações Públicas.
Originalmente publicado no Catálogo
Brasileiro de Profissionais de Relações Públicas, São Paulo, v. 7, p. 20-21, nov.
1985, editado pelo CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná
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