INAUGURAÇÃO DA FÁBRICA DE TELAS E TRELIÇAS BELGO – UNIDADE DE SÃO PAULO
Organização
Companhia
Siderúrgica Belgo Mineiro
Profissionais Responsáveis
Sofia
Ramirez Villegas
Assessoria Externa
Arte Visual
Comunicação e Serviços
Ano da
Premiação
2003
CENÁRIO
O conglomerado Belgo é um dos maiores grupos privados do Brasil e tem
atuação nos setores de Siderurgia e Trefilaria. Seu principal acionista é
o grupo europeu Arcelor, maior produtor mundial de aço.
A Cia. Siderúrgica Belgo Mineira, empresa controladora, é uma produtora
de aços longos e atua no Brasil há 81 anos.
Em 2003 inaugurou sua primeira unidade na cidade de São Paulo, visando
aprimorar o atendimento aos clientes do mercado de aços longos para
construção civil e indústria desse Estado.
OBJETIVOS PRINCIPAIS
Inaugurar a unidade operacional Belgo, constituída por duas fábricas e
um centro de distribuição.
Fortalecer o relacionamento da Belgo com o meio político estadual e
municipal, com os clientes Belgo no Estado de SP e com a comunidade local.
OBJETIVOS SECUNDÁRIOS
Minimizar o impacto gerado pela instalação de uma fábrica em uma área
muito próxima a um bairro residencial e a um parque ecológico, apesar de
ser esta uma unidade que trabalha com tecnologia limpa.
Repercutir os benefícios proporcionados pelas obras realizadas nas
áreas externas à unidade Belgo.
ESTRATÉGIAS
Utilização de técnicas de Relações Públicas no planejamento,
coordenação e execução do evento.
Utilização de ferramentas de Relações Públicas e Marketing de
Relacionamento no desenvolvimento de ações conjuntas entre Belgo e
governos, beneficiando assim clientes e comunidade local.
Utilização de Assessoria de Imprensa na divulgação da inauguração.
EXECUÇÃO – AÇÕES PREPARATÓRIAS
Parcerias com governo para melhorias na estrada marginal à Rodovia
Ayrton Senna, por onde passam os caminhões Belgo e para beneficiar a
comunidade local e parque ecológico.
Construção de uma rotatória na Rodovia Ayrton Senna para facilitar o
acesso à região.
Visitas à unidade para avaliação das melhorias internas necessárias.
Reuniões com os cerimoniais da prefeita e do governador.
Melhorias dentro do galpão destinado ao evento: pintura das máquinas e
estruturas, pintura e pavimentação do piso, limpeza grossa.
Parcerias com governo para melhorias na estrada marginal à Rodovia
Ayrton Senna, por onde passam os caminhões Belgo e para beneficiar a
comunidade local e parque ecológico.
Construção de uma rotatória na Rodovia Ayrton Senna para facilitar o
acesso à região.
Visitas à unidade para avaliação das melhorias internas necessárias.
Reuniões com os cerimoniais da prefeita e do governador.
Melhorias dentro do galpão destinado ao evento: pintura das máquinas e
estruturas, pintura e pavimentação do piso, limpeza grossa.
Melhorias nas áreas externas aos galpões da unidade: pintura de meio
fio, pintura de paredes e faixas de pedestre, pavimentação e jardinagem.
Padronização da programação visual de toda a unidade.
Negociações com o governo estadual para a realização da inauguração da
rotatória no mesmo dia da inauguração da unidade Belgo.
Parceria com o governo estadual na prestação de apoio ao evento de
inauguração da rotatória, fornecendo lanche aos convidados (população
local).
EXECUÇÃO – O EVENTO
Mailing
Definição de uma lista de convidados com perfil adequado ao objetivo do
evento: clientes estratégicos do estado de SP, formadores de opinião da
comunidade local, imprensa e mundo oficial, incluindo o governador Geraldo
Alckmin e a prefeita Marta Suplicy.
Negociações com os cerimoniais do governo e estado para definição da
lista do mundo oficial.
Definição de uma lista interna abrangendo executivos Belgo e
funcionários da unidade.
Convite
Criação, produção e manuseio da peça.
O envio para o público interno foi feito através de malote da Belgo e
para o público externo via correio.
Apenas alguns convidados significativos receberam convites em mãos.
Alguns via courier e outros pelos próprios executivos da Belgo, a
fim de distinguir os convidados.
No layout do convite, foi aplicado o mapa do local, valorizando a
rotatória que seria também inaugurada no mesmo dia pelo Governador.
Foi criada também uma versão virtual para o envio, pelo cerimonial do
governador, para o mailing oficial estadual.
RSVP
Contratação de uma central de telemarketing em Belo Horizonte,
atendendo com um 0800.
Receptivo até 2 dias antes do evento
Híbrido durante os 2 últimos dias.
Programação
A programação foi definida em função da realização dos dois eventos:
inauguração da rotatória (9h) pelo governador com a presença da Belgo e a
inauguração da unidade Belgo:
Os cerimoniais municipais e estaduais foram encaminhados diretamente à
sala vip.
No início da solenidade de palco, uma comitiva da organização do evento
e as comitivas oficiais encaminharam o governador, a prefeita e o
presidente da Belgo ao palco.
Após os três discursos (presidente da Belgo, Prefeita e Governador),
houve o descerramento da placa e em seguida o acionamento simbólico das
máquinas, através de uma sirene instalada no palco.
Entre o discurso do presidente da Belgo e da Prefeita, aconteceu a
entrega de presentes às duas autoridades. Foram escolhidas para este
momento duas peças do artista plástico Máximo Soalheiro, que se
diferenciavam apenas na tendência de cores.
Terminada a solenidade, a comitiva da organização e as comitivas
oficiais encaminharam os presentes ao palco para abrirem o circuito de
visitação.
Fornecedores
Os fornecedores para ambientação, buffet, receptivo, vallet
service e segurança foram estrategicamente contratados em São Paulo,
mesmo estando a organização do evento em Belo Horizonte, em função da
proximidade do local do evento e da otimização de custos.
O Ambiente
Desenvolvimento de um projeto que transformasse o pesado ambiente de
uma fábrica em um agradável lounge, através de soluções simples,
destacando os produtos e as matérias-primas Belgo, com uma ótima relação
custo/benefício.
Os produtos escolhidos foram telas e treliças Belgo e as
matérias-primas, os fios para a produção destes produtos.
Utilização de carretéis gigantes de fio-máquina como suporte para as
mesas de tampo de vidro.
Utilização de rolos de telas para a criação de paredes e corredores.
Criação de ambientes personalizados como sala vip e área de speech,
além de toda a estrutura necessária para a imprensa.
O palco recebeu um grande videowall para transmissão simultânea.
Buffet
A escolha de um brunch considerou o horário e a estrutura do
evento.
A definição do cardápio foi baseada, não só na temperatura elevada que
enfrentaríamos, como no ambiente quente onde ele foi servido. Por isso
optamos por itens leves, requintados, com opções doces e salgadas.
As bebidas também foram definidas em função do clima e da diversidade
de públicos: água, refrigerante, cerveja e espumante.
Receptivo e Vallet Service
Foram contratadas 10 recepcionistas uniformizadas, com tubinho preto e echarpe no tom da logo Belgo.
As atribuições das recepcionistas foram definidas de acordo com cada
etapa do evento: recepção, sala vip, solenidade de palco, circuito de
visitação, brunch e entrega de brindes.
Montado com 1 guarita, 14 manobristas, 2 supervisores, 1 chefe de
cerimonial e 2 orientadores para veículos, todos uniformizados.
Segurança
Em função da presença de autoridades, foi reforçado o esquema de
segurança particular para as imediações e portaria da unidade, e também
para a área interna, inclusive com patrulha móvel.
Foi realizada uma reunião entre as seguranças oficiais e a segurança
particular contratada para afinar suas atuações, em função do porte e
visibilidade do evento.
Cerimonial
Contratação de um mestre de cerimônias.
Coordenação da sala vip para recepção das comitivas do governador e
prefeita e também para permitir entrevistas coletivas.
Controle de entrada e saída da sala vip feito por meio da produção de
um adesivo de lapela diferenciado. Somente tiveram acesso a este adesivo
as comitivas oficiais, diretoria e presidência da Belgo, além de
profissionais autorizados.
Para os carros das comitivas oficiais foi produzida uma credencial para
que tivessem acesso a uma área de estacionamento bem próxima à entrada do
galpão.
Assessoria de Imprensa
Montagem de uma secretaria especial para o credenciamento da imprensa
no evento.
Montagem de um press kit que foi entregue no evento: release +
discurso do presidente da Belgo para o dia do evento + 3 fotos (1 da
unidade e 2 dos produtos).
Preparação de uma área delimitada, em frente ao palco, para acolher os
profissionais de imprensa durante a solenidade de palco.
Encaminhamento dos profissionais ao circuito de visitação, antes da
entrada dos convidados para, assim, poderem registrar o momento de entrada
do Governador, Prefeita e presidente Belgo.
Brinde
A escolha de um brinde produzido por jovens carentes, utilizando
sucatas de produtos Belgo, teve como objetivo valorizar a atuação
solidária e de responsabilidade social da empresa.
A produção foi feita por um instituto parceiro da Belgo em Montes
Claros, o Laborearte.
O brinde foi entregue quando o convidado deixava o evento.
Memória
Filmagem: durante todo o evento de inauguração da unidade Belgo.
Cobertura fotográfica: durante o evento de inauguração da rotatória e
durante todo o evento de inauguração da unidade Belgo.
Foi designado um fotógrafo exclusivo para acompanhar o gerente
responsável pela unidade em todos os momentos e locais onde ele estivesse.
Produção de relatório pós-evento com o registro de todas as suas
etapas: proposta inicial, planejamento, levantamento de custos,
fornecedores, fotos e modelos de peças, planilha final de custos, servindo
de referência para o cliente.
FORMAS DE AVALIAÇÃO
Durante Evento
Contador e lista de presenças no receptivo do evento para controle de
presenças.
Monitoramento das etapas do evento x hora programada em função da
presença de autoridades de governo que tinham outros compromissos no
decorrer do dia.
Coordenação e monitoramento constante da prestação de serviço de todos
os fornecedores contratados.
Credenciamento da Imprensa.
Após Evento
Continuidade do processo de relacionamento da Belgo com seus públicos
de interesse para negociação das parcerias futuras.
Reunião de avaliação com todas as áreas da Belgo envolvidas na
organização do evento e a Exercere Comunicação Dirigida.
RESULTADOS ALCANÇADOS
