CAFÉ DA MANHÃ COM OCTÁVIO GOUVÊIA DE BULHÕES

Organização

Grupo Fenícia

Profissional Responsável

João Alberto Ianhez

Ano da Premiação

1983

APRESENTAÇÃO

Todos os anos, no mês de agosto, o Grupo Fenícia comemorava o seu aniversário com um grande coquetel para o qual eram convidados personalidades do governo, dirigentes de entidades de classe, empresários, clientes, fornecedores e a imprensa. Na ocasião, eram divulgados os resultados financeiros do grupo.

Em 1983, quando se começou a planejar o evento, chegou-se à conclusão de que o "momento não era para festas", face à situação que o país atravessa.

O Grupo Fenícia sempre esteve voltado às discussões dos problemas econômicos nacionais, em razão de dois fatores básicos:

Estes princípios são bem detalhados no folheto editado pelo Grupo, em 1980, intitulado "Filosofia de Negócios".

Trabalhando em cima desses conceitos, a Divisão de Relações Públicas procurou uma forma de criar um evento em comemoração aos 33 anos do Grupo Fenícia, que traduzisse, ou melhor, que mostrasse essa filosofia de trabalho. Como o atual momento brasileiro não é para realização de festas, chegou-se à conclusão que a melhor forma para comemorar o aniversário do Grupo seria uma reunião de trabalho.

A solução encontrada foi a realização de um Café da Manhã, no São Paulo Hilton Hotel, no dia 25 de agosto de 1983, com o Professor Octavio Gouvêa de Bulhões, que apresentou a palestra "Uma Proposta ao Governo Brasileiro" – uma idéia que já vinha amadurecendo no Grupo Fenícia, como se verá na descrição do trabalho.

OBJETIVOS

ESTRATÉGIA

Em vista dos objetivos traçados, decidiu-se pela realização de um Café da Manhã, que apesar de não ser uma novidade, é uma forma pouco utilizada, principalmente em se tratando de um evento comemorativo de aniversário de empresa. Por outro lado, também para dar um ar de profissionalismo e caracterizar o evento como uma reunião de trabalho, numa quinta-feira, com horário rigorosamente cumprido, ou seja, início às 8h30 e encerramento às 11h30.

Mensalmente, o Grupo Fenícia realiza seminários sobre temas econômicos para seus executivos, sendo alguns abertos à participação do público externo, fornecedores e clientes, com o objetivo de transmitir diversas correntes do pensamento econômico.

O nome do Professor Octavio Gouvêa de Bulhões, ex-ministro da Fazenda do Governo Castello Branco, uma das maiores autoridades em economia do País, há muito vinha sendo lembrado para uma palestra, pela sua importância no cenário econômico nacional e receptividade do seu nome junto às lideranças empresariais, governo e imprensa. Faltava, no entanto, um evento à altura do ex-ministro, que justificasse a sua vinda a São Paulo.

Assim, a Divisão de Relações Públicas chegou à conclusão que o aniversário do Grupo era justamente o momento oportuno para se convidar o Professor Bulhões, uma pessoa que poderia suscitar um debate nacional entre empresários, imprensa e autoridades e, ao mesmo tempo, apresentar soluções que viessem contribuir para a resolução da grave crise econômica que o país atravessa.

EXECUÇÃO

A primeira etapa para a realização do evento foi oficializar o convite ao Professor Bulhões no Rio de Janeiro, através da visita do Diretor de Relações Públicas, João Alberto Ianhez.

Aceito o convite e aproveitando a presença do Professor Bulhões em São Paulo, a Divisão de Relações Públicas promoveu seu encontro com o Presidente do Grupo Fenícia, Jorge Wilson Simeira Jacob. Na ocasião, foram discutidos detalhes do evento e escolhido o nome do mesmo, que deveria girar em torno de uma colaboração ou uma sugestão que seria dada às autoridades para ajudar na resolução dos problemas econômicos do país.

O título "Uma Proposta ao Governo Brasileiro" foi sugerido pelo Diretor de Relações Públicas e prontamente aceito pela presidência do Grupo e pelo Professor Bulhões.

Com a definição da data e tema a ser abordado, partiu-se para a execução do evento.

Primeira Etapa – Maio a Junho

Segunda Etapa – Julho

O Local

Dentre as várias opções, o São Paulo Hilton Hotel foi o que mais correspondeu às nossas necessidades, em temos de localização, espaço para o serviço de café da manhã (até 600 pessoas sentadas), estacionamento, auditório compatível com o número de convidados, e bom nível para hospedagem do ex-ministro, que deveria receber um tratamento vip, tendo à sua disposição tudo o que necessitasse.

Lista de Convidados

Foi solicitado aos superintendentes das empresas do Grupo Fenícia o envio de listas de convidados à Divisão de Relações Públicas. Com este levantamento, foi feito um cruzamento das listas, com o objetivo de não ocorrer repetições de convites.

As listas de imprensa, autoridades e entidades de classe ficaram a cargo da Divisão de Relações Públicas: Governo Federal, Câmara, Senado, Comunidades de Negócios, Governos Estaduais e Imprensa de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais, Pernambuco, Rio de Janeiro e Distrito Federal. Entre convites para presença e outros simplesmente para informação, foram emitidos um total de 1.700.

O Convite

Obedeceu a um padrão já utilizado em eventos do Grupo Fenícia: tipo quadrado, tamanho 23 cm x 23 cm, com o logotipo do Grupo na capa em alto relevo; encarte frente e verso contendo a programação do evento na frente e relação de empresas que formam o Grupo no verso; na contracapa, o convite em nome da Diretoria do Grupo. Cores padrão da empresa: fundo branco, escrito em marrom.

Os convites nominais foram subscritados manualmente, etiquetados à máquina e remetidos pelo correio.

Material para Convidados

Foram confeccionadas pastas, tipo padrão, utilizadas para convenções, na cor marrom, do Grupo Fenícia, com logotipo branco na capa. Internamente, duas divisões de plástico, bloco para rascunho, caneta gravada com o nome do Grupo.

Relatório Anual

O evento marcou também o encerramento do exercício fiscal do Grupo Fenícia, encerrado em 30 de junho de 1983. O Relatório Anual foi criado e produzido internamente pela Divisão de Relações Públicas, enfocando neste ano o elemento humano e os aspectos sociais do Grupo.

Impressos

Programa do evento, formulário para perguntas, formulário para solicitação do Boletim Fenícia, que é editado mensalmente pela Divisão de Relações Públicas.

O Boletim abordando os fatos econômicos do mês, com análise dos principais assuntos, previsão para as diversas aplicações – letras de câmbio, open market, mercados de risco, poupança etc. – análise do comportamento do mercado financeiro. O Boletim é destinado ao público externo e, em vista de constantes solicitações de empresários, órgãos públicos, etc.; inserimos na pasta o formulário de solicitação para cadastramento.

Mestre de Cerimônias

Para a contratação deste profissional foram levados em consideração os seguintes fatores: uma pessoa com boa dicção e postura, que fosse extremamente discreto como exigia o evento; que passasse quase que despercebido perante o público, ou seja, fazer a apresentação de forma simples e direta, e que pudesse nos fornecer uma assessoria completa quanto ao item cerimonial.

Recepcionistas

Foram contratadas cinco recepcionistas para encaminhamento dos convidados, controle de listas de presença e tickets de estacionamento, bem como recebimento de perguntas durante os debates no auditório.

Elaboração de Identificação Visual

Homenagem a Bulhões

O Professor Octávio Gouvêa de Bulhões, ao atender o convite do Grupo Fenícia, não quis aceitar nenhuma remuneração pela sua palestra. Como o Grupo insistisse nesse item, o professor solicitou então que fosse feita doação à Fundação Orquestra Sinfônica Brasileira, no que foi atendido, com a quantia de Cr$ 1.000.000,00 (hum milhão de cruzeiros), entregue diretamente à Fundação da qual é Presidente do Conselho.

Mesmo assim, a Divisão de Relações Públicas aconselhou que fosse prestada uma homenagem ao Professor Bulhões, como agradecimento e para marcar de forma honrosa aquela data, 25 de agosto. Foi entregue, pelo presidente do Grupo, um pergaminho ao professor e enviado, à sua esposa, um aparelho de porcelana inglesa de 72 peças, com monograma personalizado.

Pesquisa

Paralelamente à execução destes trabalhos, foi realizada uma pesquisa à respeito do Professor Bulhões, para que tivéssemos elementos para orientar os executivos do Grupo, acerca de quem é a pessoa do Professor Bulhões: suas idéias, seu gosto pela música, suas propostas, um pouco de sua personalidade.

As informações colhidas foram bastante usadas pela Divisão de Relações Públicas, para a parte de recepção e hospedagem do professor e para adequar o evento à sua personalidade. Estas pesquisas foram realizadas de forma bastante simples, como, por exemplo, consultas à sua secretária, para conhecermos os seus gostos pessoais, seus hábitos alimentares, que foram usadas desde a recepção no aeroporto, até o seu embarque de volta ao Rio de Janeiro. Descobrimos que o Professor só pode comer comidas leves e que tem hábito de deitar cedo. No jantar que lhe foi oferecido (detalhes mais adiante) estes itens foram observados.

Também foi realizada uma pesquisa bastante profunda nos arquivos do jornal "O Estado de São Paulo", a fim de se verificar as atividades do ex-ministro ao longo dos anos, suas propostas etc.

Informação Interna

No dia 17 de agosto foram enviadas "informações" e orientações sobre o evento a todos os executivos convidados do Grupo Fenícia – nível de Gerente de Divisão, Diretores, Superintendentes e Vice-Presidentes, contendo programa detalhado, relação de pessoal de organização do evento e mapa do local onde seria realizado (4º e 5º andares do Hilton), com o objetivo de entrosar estes elementos do Grupo ao espírito do evento, para que melhor pudessem recepcionar seus convidados.

Divulgação Interna

No jornal interno "O Cata-Vento", para informação dos funcionários do Grupo, enfocando o aniversário do mesmo e o evento comemorativo.

Divulgação Externa

Envio, na primeira semana de agosto, de convites para diretores, editores de finanças, negócios, economia, alimentação, serviços, administração, varejo, marketing, propaganda, construção, agropecuária, dos jornais, revistas, emissoras de rádio e televisão das localidades anteriormente mencionadas.

Preparativos que Antecederam o Evento

Reuniões no São Paulo Hilton Hotel

Para a definição de locais para recepção, isolamento da área de café da manhã, arrumação do auditório, definição do serviço e coffe-breack, especificação de material de apoio a ser utilizado, acertos de estacionamento, definição de locais de acesso ao 5o andar, solicitação de ramal telefônico, definição de locais de sinalização, serviço de som etc.

Além dos fatores mencionados, foram acertadas as condições necessárias para um bom atendimento ao Professor Bulhões em sua estadia.

Recepcionistas

Na semana do evento foi realizada uma reunião da Divisão de Relações Públicas com as recepcionistas contratadas, com o objetivo de fornecer um apanhado geral sobre o evento e a forma como seria desenvolvido; sobre o Grupo Fenícia, suas empresas e dirigentes; forma de recepção e funções de cada uma; apresentação do material a ser distribuído.

Passagem

Solicitação e envio de passagem, Rio / São Paulo / Rio, ao Professor Bulhões.

Véspera do Evento

Definições para o Evento

As reuniões realizadas com os responsáveis no Hilton pelas áreas de banquetes, alimentos e bebidas, apartamentos e engenharia, definiram o seguinte para o evento:

Preparativos no Hotel

Após prévia remessa de todo o material para o hotel, os componentes da Divisão de Relações Públicas, juntamente com o responsável pela comunicação visual, para lá se dirigiram às 17h00.

Para não causar incômodo aos convidados durante o café, as pastas foram colocadas nas cadeiras do auditório, onde foram reservadas as duas primeiras filas do lado direito, para personalidades, identificando as reservas com cartões colocados nas cadeiras.

Atrás do pódio, do lado direito da frente do palco, onde ficaria o professor Bulhões, foi colocada a faixa de identificação dos 33 anos do Grupo Fenícia. Este pódio também recebeu um cartaz com o logotipo do Grupo.

Em termos de sinalização, foram colocados os seguintes cartazes:

Paralelamente, as mesas de Café da Manhã já estavam sendo arrumadas pelo pessoal do hotel e supervisionadas pela Divisão de Relações Públicas.

Programa do Professor Bulhões

O ex-ministro Octavio Gouvês de Bulhões desembarcou no Aeroporto de Congonhas à 19h30 do dia 24 de agosto, onde foi recebido pelo presidente do Grupo Fenícia, Jorge Wilson Simeira Jacob. De lá seguiram para sua residência onde os vice-presidentes os aguardavam para um jantar de boas-vindas.

Às 23h00, o presidente do Grupo acompanhou ao São Paulo Hilton Hotel, onde era aguardado por uma funcionária da Divisão de Relações Públicas, que o conduziu à recepção "top class", onde já era aguardado pelo serviço especial de atendimento do Hilton. Além das cortesias oferecidas pelo serviço vip do hotel, o professor recebeu, em sua suite, um cartão de boas-vindas da Diretoria de Relações Públicas, com seu telefone residencial a sua disposição a qualquer momento.

O EVENTO

Às 7h00, o pessoal da Divisão de Relações Públicas já se encontravam no 5º andar do São Paulo Hilton, para checagem final.

Os executivos do Grupo Fenícia, às 8h00, já estavam presentes e participavam de uma reunião final com a Diretoria de Relações Públicas, para últimas informações e posicionamento para recepção dos convidados.

As recepcionistas estavam a postos às 8h00, recebendo os convidados na porta do elevador e na saída da escada rolante, encaminhando-os à mesa de recepção.

A imprensa recebia, em sua chegada, o press-kit para melhor acompanhamento do evento.

Conforme o esquema previamente preparado, em vista do elevado número de participantes, foi utilizado o Grill Colonial, no 4º andar, para complementar o atendimento do Café da Manhã.

Dentro do planejamento, às 9h30 horas tiveram início as atividades no Salão Bandeirantes, com a abertura pelo mestre de cerimônia, ocupando o pódio do lado esquerdo, que deu as boas-vindas aos convidados, falou sobre a origem do Grupo Fenícia e suas empresas, explicou o porquê da ausência de uma mesa principal, destacando algumas autoridades e lideranças empresariais presentes.

A seguir, explicou o programa, passando a palavra ao presidente do Grupo. O presidente do Grupo Fenícia falou sobre os 33 anos do Grupo agradecendo a todos que prestigiavam o evento, apresentando, a seguir, o Professor Bulhões.

Paralelamente, o Foyer começava a ser preparado para o coffe-break, que foi servido, conforme programação, às 10h30.

No intervalo, a mesa que serviu como recepção dos convidados, recebeu identificação para entrega de folhetos de solicitação de Boletim Fenícia. Também no intervalo, foram providenciadas cópias da palestra do Professor Bulhões para distribuição à imprensa.

Os trabalhos no auditório recomeçaram às 10h45, com as perguntas que eram recolhidas pelas recepcionistas, nas laterais do auditório, e encaminhadas ao Diretor de Relações Públicas para seleção, a fim de evitar repetições e abordagem dos mesmos temas, passando-as ao mestre de cerimônias para leitura e posterior resposta do Professor Bulhões.

Embora houvesse elevado número de perguntas, os trabalhos foram encerrados às 11h30, quando o presidente do Grupo Fenícia procedeu a entrega do pergaminho ao Professor Bulhões, sendo que, paralelamente, o seu texto era lido pelo mestre de cerimônia, para conhecimento dos convidados presentes.

Após a palestra, o Professor Bulhões concedeu rápida entrevista coletiva à imprensa, no próprio auditório.

A cópia da palestra foi solicitada pelo senador João Calmon, que a incluiu nos anais do Senado, conforme informação telegráfica que nos enviou. O deputado federal Célio Peçanha também providenciou a inclusão da palestra nos anais da Câmara dos Deputados.

RESULTADOS E REPERCUSSÃO

Dentro dos objetivos traçados, o evento correspondeu inteiramente às expectativas, uma vez que manteve – durante toda a sua realização – o espírito de profissionalismo característico do Grupo, desde o cumprimento rigoroso do horário, até a seriedade dos trabalhos e ao alto nível dos convidados presentes, autoridades federais e estaduais, presidentes de entidades de classe representativas da nação, líderes empresarias e imprensa.

Além disso, o excelente pronunciamento do Professor Bulhões deu, realmente, uma contribuição ao momento econômico brasileiro, comprovado pela grande repercussão por parte da imprensa, dos convidados presentes e cerca de 150 telegramas que nos chegaram de diversos pontos do país. Por outro lado, os executivos do Grupo, em todas as empresas, reportaram à Divisão de Relações Públicas as expressões de satisfação e os parabéns a eles dirigidos por clientes, fornecedores e empresários que participaram do evento.

De um total de 400 convidados presentes, tivemos jornalistas de praticamente todos os veículos de comunicação, entre jornais, revistas, rádio e televisão.

A rádio Jovem-Pan colocou no ar, diretamente do Hilton, para o seu noticiário "Jornal da Manhã", entrevistas ao vivo com o presidente do Grupo, Jorge Wilson Simeira Jacob e com o Professor Bulhões, além de flashes diretos da palestra para o programa "Show da Manhã", que vai ao ar das 9 às 12 horas. Às 18 horas, no programa "Hora da Verdade", a Jovem-Pan fez um resumo do que foi o evento, abordando aspectos do Grupo Fenícia e a entrevista realizada com o ex-ministro Bulhões. A TV Globo colocou noticiário no seu programa "Jornal Hoje" e "Jornal das 7". As emissoras Manchete, Bandeirantes, Record, Cultura e TVS também deram cobertura. "A Voz do Brasil" também registrou o evento em seu noticiário.

Estes foram os registros que conseguimos captar dos meios eletrônicos de comunicação, apesar de estarem presentes outras emissoras de rádio e televisão.

Como destaque, o evento contou com diversas presenças que podem ser constatadas nas listas anexas.

Tivemos publicações do evento, inclusive de primeira página, envolvendo a fase anterior e posterior do mesmo.

O Grupo recebeu, ainda, telegramas de congratulações de personalidades do setor governamental, como executivo e legislativo federal, prefeitos e secretários estaduais, do setor empresarial e da imprensa.

CUSTO

O evento teve um custo global de Cr$ 4.338.367,00 (quatro milhões, trezentos e trinta e oito mil, trezentos e sessenta e sete cruzeiros), dos quais Cr$ 1.000.000,00 (um milhão de cruzeiros) foram doados à Fundação Orquestra Sinfônica Brasileira.

Este nível de dispêndio prova, mais uma vez, que o trabalho de Relações Públicas consegue, a um custo relativamente baixo, criar eventos que podem trazer, efetivamente, uma ampla repercussão positiva para as empresas e atingir os objetivos propostos, principalmente num momento de crise como o atual, quando grande parte das empresas se vem obrigadas a ter um retorno maior para cada Cr$ investido.

Transcrição adaptada dos registros existentes no CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná