UM “BOARD MEETING” QUE VIROU EXEMPLO PARA RELAÇÕES PÚBLICAS

Organização

Diamond Shamrock do Brasil

Profissional Responsável

Ingrid J. Rauscher

Assessoria Externa

ADS – Assessoria de Comunicações Ltda.

Ano da Premiação

1981

Em 5 de março deste ano, o Sr. Sérgio Goloubeff, diretor presidente da Diamond Shamrock enviou carta à Ingrid J. Rauscher, da ADS – Assessoria de Comunicações Ltda., enaltecendo, dentre outras coisas, “o bom trabalho desenvolvido na visita e recepção da comitiva do nosso board”.

Daí, então, surgiu o case premiado do que poderia ser um simples encontro formal dos mais importantes executivos da empresa: apoiado por Relações Públicas, tornou-se um evento planejado, com objetivos suplementares, trazendo um grande enriquecimento para a Diamond Shamrock do Brasil.

OBJETIVOS

ESTRATÉGIA

A estratégia consistiu de um planejamento geral prévio de todas as atividades que deveriam ser realizadas, bem como da formação de uma comissão organizadora, constituída por elementos do Diamond e da ADS. Cada membro dessa comissão tinha atividades específicas e responsabilidades pré-estabelecidas, a fim de que não existissem soluções de última hora ou falta de informações.

Foi elaborado um manual, por meio do qual, a qualquer momento, tinha-se condições de saber onde estavam os outros membros, o que estavam fazendo, como encontrá-los e como se comunicar com eles, em caso de necessidade.

OS QUATRO MESES QUE VALERAM

Uma vez eleito o Estado de São Paulo para sediar o Board Meeting da Diamond Shamrock Corporation de 1981, passaram-se quatro meses de preparações, estudos e planejamentos. E no período de 13 a 21 de fevereiro, recebemos a visita dos membros do board que, acompanhados de suas esposas, somaram 45 pessoas.

Para os homens, a programação consistiu basicamente de visita à subsidiária, em Tremembé, visita à CBMM, em Araxá, inauguração da fábrica II da Carbocloro, em Cubatão, e reunião do board.

Para as mulheres, em São Paulo, a programação foi planejada de modo a preencher-lhes algumas horas com passeios turísticos e compras, incluindo visita a lojas típicas de artesanato, rendas e tapeçarias, visita a shopping center, almoço no Terraço Itália, visita ao Embu, com almoço típico no restaurante Patacão.

A fim de que essas senhoras também pudessem ter uma visão geral de nosso país – em termos sociais, políticos e econômicos – contratamos Olga Krell, da Editora Abril, para uma palestra e apresentação de audiovisual sobre o assunto.

No Rio de Janeiro, além de almoço no Gávea Club e visita ao Corcovado, o programa incluiu visita ao Pão de Açúcar, passeio na Baía da Guanabara a bordo do Bateau Mouche e visita à H. Stern.

A programação noturna, em São Paulo, compreendeu: jantar no Jockey Club; coquetel jantar de inauguração da fábrica II da Carbocloro, no Maksoud Plaza Hotel, com a presença de centenas de convidados do mundo político social e econômico; jantar no São Paulo Golf Club e apresentação do show "Holiday in Brasil", com Rosemary.

No Rio, recepção na residência de diretor da Unipar e jantar show opcional no Hotel Nacional.

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DA
RECEPÇÃO E HOSPEDAGEM

Locais

Levantamento prévio de todos os locais que seriam visitados e/ou em cada apartamento, com cartão utilizado e avaliação de seus recursos materiais e humanos.

Percurso

Definida a programação e seus locais, deu-se início ao traçado dos roteiros a serem seguidos e medição de tempo. Com este procedimento, pôde-se planejar com certa precisão o tempo a ser gasto em traslados e visitas, bem como assegurar a localização dos visitantes, se necessário, durante qualquer percurso.

Recepção no Aeroporto

Planejamento, organização e acertos com a Líder Táxi Aéreo S.A. para os planos de vôo, desembarque, abastecimento de aviões, em São Paulo e no Rio de Janeiro, pois a maior parte dos membros do board veio em aviões particulares.

Planejamento e organização do esquema de recepção nesses aeroportos e liberação de bagagens dos membros que vieram por aviões de carreira.

Transporte

Montagem de esquema especial de transporte terrestre (carros, ônibus, micro-ônibus, peruas para transporte de malas), em São Paulo, no Rio e em Cubatão.

Montagem de esquema e contratação de helicópteros para visita a Tremembé. Locação especial de veículos para retorno dos visitantes, em caso de chuva. Fretamento de avião especial para transporte de malas para o Rio de Janeiro. Organização de vôo dos aviões particulares para Araxá.

Roteiros

Planejamento dos roteiros e impressão dos mesmos para distribuição aos motoristas de ônibus e ou carros a serviço dos visitantes.

Treinamento dos Motoristas

Com relação aos percursos que seriam seguidos, especialmente no Rio de Janeiro, com 10 dias de antecedência, para percurso ao local da recepção.

Identificação Pessoal

Criação e confecção de crachás para identificação da comissão organizadora, dos executivos e convidados de alguns eventos, e de crachás especiais para utilização no aeroporto.

Identificação de Carros

Criação e confecção de cartelas especiais para afixação no pára-brisa dos automóveis, com o numero referente ao carro, para melhor identificação dos mesmos.

Número e colocação de cartelas, ainda, nos ônibus e peruas a serviço desses eventos.

Identificação de Bagagens

Organização de esquema especial, de modo que as bagagens já vinham todas uniformemente identificadas e numeradas do exterior. Tal procedimento tinha por fim o melhor reconhecimento das malas nos aeroportos e colocação das mesmas nos apartamentos dos hotéis.

Hospedagens

Organização e acertos especiais com o Maksoud Plaza Hotel, em São Paulo e com o Hotel Inter Continental, no Rio de Janeiro, para hospedagem dos visitantes.

Acertos e montagem especial da infra-estrutura de comunicação necessária aos visitantes. Essa estrutura consistiu de um Hospitality Suite e Communications Center, que proporcionava aos hóspedes toda e qualquer necessidade de comunicação e ou de lazer.

Remessa ao exterior, para preenchimento, das fichas de entrada solicitadas pelos hotéis. Com esses procedimentos o hotel possuía todos os dados dos hóspedes com antecedência, fornecendo o número do apartamento dos mesmos antecipadamente.

Ao chegar, os visitantes já recebiam suas chaves, não perdendo tempo com o chek-in.

Apartamentos

Verificação dos apartamentos a serem ocupados pelos hóspedes, seja no seu conteúdo seja no funcionamento de todos os recursos nele existentes, a fim de evitar aborrecimentos quando da chegada dos hóspedes.

Cabeleireiro

Bloqueio, no salão de beleza dos hotéis, de horários pré-determinados para atendimento exclusivo às esposas dos visitantes.

Suvenir

Seleção e escolha de suvenires para entrega aos convidados pelo representante da empresa no Brasil. Para os homens – escolheu-se um livro sobre o Brasil e, para as mulheres, peças variadas confeccionadas em estanho.

Cardápio

Seleção e escolha dos pratos oferecidos aos visitantes durante toda a estada neste país, incluindo comidas variadas, brasileiras e internacionais, e apropriadas ao clima da época – confecção de pequeno menu para distribuição aos visitantes em cada uma das ocasiões.

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DOS
PASSEIOS TURÍSTICOS

Embu

Para a programação no Embu foi realizada uma visita prévia ao local para seleção dos ateliês a serem visitados; além disso, foram providenciados:

Rio de Janeiro

Organização e reservas especiais em toda a programação, como viagens exclusivas no bondinho do Pão de Açúcar; passeio exclusivo a bordo do Bateau Mouche, na Baía de Guanabara, apresentação especial de jóias, na H. Stern.

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DOS
SERVIÇOS COMPLEMENTARES

Guia

Seleção e contratação de guia turística, bilíngüe, para acompanhamento dos convidados em seus passeios turísticos, seja em São Paulo ou no Rio de Janeiro.

Fotógrafo

Contratação de fotógrafos, em São Paulo, Cubatão e Rio de Janeiro, para registro de todos os eventos e passeios.

Assistência Médica

Contatos e contratação de serviços médicos, de plantão nas 24 horas do dia, no atendimento. Contatos ainda, com entidade hospitalar, nessas praças, para facilidades de assistência.

Contratação de carro equipado para atendimento de primeiros-socorros, para acompanhamento nos eventos.

VISITA E INAUGURAÇÃO DA FÁBRICA II DA CARBOCLORO

Aproveitando a vinda dos membros do board ao Brasil, a Carbocloro promoveu a inauguração de sua fábrica II, em Cubatão, com a presença desses executivos e dos funcionários da empresa, desenvolvendo uma programação específica.

Planejamento da Visita

RECEPÇÃO CARBOCLO – MAKSOUD PLAZA HOTEL

Esse folheto foi entregue aos membros nos Estados Unidos, antes de sua partida para o Brasil.

Originalmente publicado na revista Propaganda, São Paulo, n. 305, p. 45-51, dez. 1981.  Edição Especial.