Eventos e Comemorações

INAUGURAÇÃO DO CENTRO DE PESQUISA E DESENVOLVIMENTO DA DOW QUÍMICA S.A.

Organização

Dow Química do Brasil S.A.

Profissional Responsável

José Rolim Valença

Assessoria Externa

AAB – Assessoria Administrativa Ltda.

Ano da Premiação

1981

ANTECEDENTES

Este caso começou com um fato: embora o Centro de Pesquisa e Desenvolvimento da Dow Química S.A. já estivesse em funcionamento por vários meses, nunca havia sido inaugurado formalmente.

Isso se constituía em uma situação ideal, pois a possibilidade de uma inauguração formal tinha a vantagem de encontrar o laboratório já totalmente acabado, com seu prédio em perfeito estado, jardins com plantas crescidas e toda a sua infra-estrutura em pleno funcionamento. Isto é normalmente raro em inaugurações apressadas, quando sempre se encontram dificuldades em virtude de partes inacabadas de uma obra.

O ano de 1981, por outro lado, era particularmente ideal para a inauguração do Centro, pelo fato de representar a marca de um quarto de século da Dow no Brasil. O mês de fevereiro foi escolhido por coincidir com a visita de Paul Oreffice, presidente da The Dow Chemical Co.

Como já haviam sido preparadas as fases preliminares do projeto "Dow Brasil 25 Anos", existindo logotipia e demais materiais de referência, foi coordenado com razoável rapidez.

OBJETIVOS

Um evento é bem executado se atinge adequadamente seus objetivos. O evento de inauguração do CPD da Dow teve vários objetivos básicos.

	Tornar mais conhecida, nas áreas governamentais da comunidade de negócios, na imprensa especializada e no público em geral, a Pesquisa e Desenvolvimento da Dow Química, em Franco da Rocha, transmitido a esse público a realidade da Dow Química no Brasil.
	Demonstrar que a Dow Química é uma companhia multinacional, operando no mesmo ritmo e na mesma direção do governo e do país. Uma companhia com envolvimento em diversos campos de desenvolvimento, como saúde, educação, ciência e tecnologia, indústria de base e de exportação.
	Demonstrar o significado da presença da Dow Química no progresso econômico e social do Brasil, criando a conscientização de que esse empreendimento trará inúmeros benefícios socioeconômicos ao país.
	Identificar a Dow como empresa dinâmica e orientada pelo interesse público.
	Criar em relação à Dow um clima de entusiasmo junto aos líderes empresariais em geral.
	Obter boa vontade e conscientizar a imprensa da importância para a economia nacional, objetivando a divulgação das características do projeto e da empresa e os objetivos do empreendimento.
	Mostrar aos empregados da Dow, com intuito de motivá-los, a importância que a empresa em que trabalham possui nos cenários econômico nacional e internacional, assim como as oportunidades de desenvolvimento que oferece.
	Mostrar à comunidade o que uma empresa como a Dow representa, proporcionando aos moradores da região um desenvolvimentismo mais acentuado.

AUDIÊNCIAS VISADAS

Os públicos-meta dos objetivos básicos do evento foram divididos em quatro áreas.

Área Governamental

Líderes governamentais, estaduais e municipais (que receberam convites pessoais).

Área Comunidade de Negócios

Líderes empresariais brasileiros, clientes, revendedores e fornecedores (que receberam convites pessoais).

Área Imprensa

Jornalistas especializados que, além dos convites pessoais, receberam material redatorial técnico que lhes permitiu desenvolver matérias sobre o assunto, agindo como retransmissores credenciados do projeto.

Área Funcionários

Todos os indivíduos que pertenciam ao quadro de funcionários do Centro de Pesquisa e os indicados pela empresa.

PLANEJAMENTO E COORDENAÇÃO

Quando os convidados chegam a um evento, esperam ser bem recebidos e não perceberem nada, além de que estão sendo bem tratados.

Para assegurar o bom andamento do evento, foram estabelecidos esquemas de coordenação e de controle, com equipes responsáveis por mais de uma coordenadoria. A Coordenadoria Geral do Evento (Dow e AAB) tinha as seguintes atribuições:

	efetuar a ligação permanente com o pessoal de Pesquisa e Desenvolvimento da Dow;
	apreciar orçamentos e itens de criação;
	efetuar a ligação permanente com a diretoria da AAB e seu grupo de planejamento;
	supervisionar o trabalho das coordenadorias setoriais.

Assim, para dar cobertura a todas as áreas da inauguração do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento da Dow Química S.A., em Franco da Rocha, São Paulo, foram inicialmente estabelecidas sete coordenadorias.

Coordenadoria de Governo (convidados da área governamental)

	Elaborar e apreciar lista de convidados.
	Expedir cartas e/ou convites pessoais.
	Acompanhar o andamento e as respostas de convites.
	Realizar contatos pessoais para a lista selecionada.
	Coordenar o protocolo e as cerimônias do evento, integrando-se com as pessoas do governo e reportando-se à Dow Química.
	Receber e acompanhar os convidados dessa área antes, durante e após a realização do evento.

Coordenadoria da Comunidade de Negócios

	Elaborar e apreciar lista de convidados.
	Checar lista de clientes, fornecedores e revendedores.
	Expedir convites pessoais.
	Acompanhar o andamento e as respostas de convites.
	Receber e acompanhar os convidados dessa área antes, durante e após a realização do evento.

Coordenadoria de Imprensa (Dow e AAB)

	Elaborar listas de jornalistas das áreas geral e especializada da capital e do interior de São Paulo, de Brasília e da Bahia.
	Pesquisar, preparar e enviar o material redatorial e fotográfico a ser distribuído à imprensa.
	Expedir convites e coordenar a logística do grupo de jornalistas.
	Programar anúncios e definir a mídia.
	Receber e acompanhar os jornalistas antes, durante e após a realização do evento, e na organização, coordenação e acompanhamento da entrevista coletiva para a imprensa.

Coordenadoria de Material Impresso

Planejar, criar e redigir as diversas peças envolvidas, como:

convites;

kits de imprensa;

crachás;

credenciais para automóveis;

adesivos;

mapas e roteiros;

sinalização interna e externa;

circular para os funcionários;

texto e layout para a placa de inauguração;

fotografias.

Coordenadoria de Propaganda (Dow, AAB e a agência de propaganda Colucci & Associados)

Planejar, criar e redigir as peças publicitárias sobre o Centro de Pesquisa e Desenvolvimento.

Coordenadoria de Logística (Diretor de P&D da Dow e AAB)

Preparar o prédio e estradas de acesso, considerando todos os aspectos de decoração incluindo os uniformes dos funcionários.

Preparar o local para a fixação da placa de inauguração.

Planejar a logística e os acontecimentos nos locais de eventos.

Preparar e acompanhar o programa de inauguração incluindo, se for o caso, alguma cerimônia especial.

Planejar, contratar, executar e acompanhar serviços de terceiros, contratados mediante três orçamentos de fornecedores para cada tipo de atividade, levando em consideração qualidade, preço e prazo de entrega para os seguintes itens:

bufê, garçons, refrigerantes, coquetel;

decoração;

gás e luz;

ambulatórios;

telefones;

som, iluminação, audiovisual e/ou filmes;

toaletes;

local coberto em caso de chuva.

Informar e distribuir tarefas aos funcionários do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento e da Dow Química, que foram designados para trabalhar em conjunto com a AAB.

Supervisionar o local para estacionamento.

Recepcionar e instruir os convidados a partir do estacionamento.

Preparar e aprovar os discursos.

Coordenadoria de Videoteipe (Dow)

	Preparar a listagem dos funcionários que fariam perguntas a Paul Oreffice a respeito de assuntos ligados à companhia.
	Contratar todo serviço necessário para a realização do videoteipe.

Posteriormente, em virtude do esquema de segurança interna da Dow, foram incluídas mais duas coordenadorias.

Coordenadoria de Visita aos Laboratórios (funcionários do Centro de P&D da Dow e AAB)

	Organizar e coordenar a visita dos convidados aos laboratórios.
	Demonstrar as máquinas e/ou equipamentos existentes em cada laboratório.

Coordenadoria de Transporte (Dow e AAB)

	Organizar e coordenar o esquema de transporte e de recepção dos convidados: aeroporto, hotel, local de evento – ida e volta.
	Planejar e contratar todos os transportes necessários (ônibus com ar condicionado)
	Pesquisar os tempos e a qualidade dos percursos, incluindo hotel, caso haja necessidade.
	Acompanhar o andamento dos transportes.
	Preparar as soluções de emergências.

LOGÍSTICA DA INAUGURAÇÃO

Programa, Convites, Envelopes

Contato inicial com o Senhor Ministro da Indústria e do Comércio.

Carta confirmando entendimento a ser entregue ao Ministro.

Definição da autoridade que será convidada de honra.

Redação de convite e do programa.

Somente após ter todos as listas de convidados em mão foi possível avaliar o número de convites a serem expedidos e, conseqüentemente, o número de pessoas presentes. O número de pessoas presentes ao ato inaugural esteve também relacionado com a presença ou não do Presidente da República.

Layout do convite e do programa.

O programa da solenidade poderia ser entregue à entrada dos convidados.

Pedido de orçamentos de impressão.

Aprovação de layout e orçamentos.

Entrada na gráfica para a impressão.

Prova de impressão.

Convites e envelopes prontos.

Convidados

	Preparação de lista definitiva com nomes e endereços.
	Subscrição de convites, envelopes e etiquetas.
	Entrega dos convites em São Paulo, Brasília, Rio de Janeiro, Bahia e em outras localidades.
	Controle e checagem dos convidados (RSVP).
	Reservas de hotel e de passagens (decisão sobre fornecimento de passagens).
	Providência da condução dos convidados e contratação de ônibus.
	Controle das chegadas e da condução.
	Crachás de identificação.
	Recebimento de identificação.
	Acompanhamento ao local do evento.
	Guias para convidados, orientadores, fluxo de trânsito de visitantes, atendimento de autoridade e convidados à entrada.

Preparação do Local

	Visita ao Centro de Pesquisa e Desenvolvimento para inspeção e definição dos locais.
	Determinação do roteiro.
	Placas padronizadas de sinalização.
	Uniformes de funcionários.
	Escolha de identificação de funcionários.
	Jardins.
	Eliminação de entulhos.
	Placa a ser descerrada (indicação e preparação do local).
	Placa indicativa do Centro.
	Sistema de som (microfones, alto-falantes, gravadores).
	Local do coquetel e do almoço.
	Menu.
	Faixas e bandeiras (Dow do Brasil).
	Flâmulas grandes para ornamentação dos postes de iluminação e dos pórticos principais.
	Música e flores.
	Atendimento médico.
	Esquema de estacionamento dos automóveis e ônibus (convidados e funcionários).
	Brindes em geral.
	Presentes a serem oferecidos aos convidados de honra.
	Esquema de segurança (incluindo balaústres e cordas para separar os locais interditados).
	Polícia Rodoviária.
	Pequeno esquema preventivo na(s) estrada(s) de acesso ao Centro.

Imprensa

Press-Kit

Layout de press-kit para aprovação.

Pedido de orçamentos de impressão.

Aprovação de layout e orçamentos.

Providências para a confecção e impressão.

Press-kits impressos.

Press-kits prontos (matérias e fotos).

Jornalistas

Pessoa responsável pela área de imprensa.

Entrega dos convites aos jornalistas.

Preparação de crachás.

Contato e checagem com os jornalistas.

Controle do transporte.

Providência de fotógrafos e controle.

Redação de nota preliminar para acompanhar os convites.

Redação de matéria para o press-kit:

história da Dow-Química;

discurso do Sr. Paul Oreffice;

biografia do diretor do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento;

descrição do Centro;

notas técnicas e econômicas.

Providências das fotos para press-kit.

Preparação de matéria sobre o evento para jornais em geral.

Preparação de clichês e fotolitos.

Remessa de matérias e clichês ou fotolitos.

Remessa de matéria para os jornais que não compareceram.

Inauguração

Preparação

Determinação de um mestre de cerimônia.

Pessoa-chave responsável pela instalação do local.

Confecção de Peças e Orçamentos

Preparação de texto e layout das faixas.

Contração de serviços de microfones, alto-falantes, gravador etc.

Providências para a confecção da placa de inauguração.

Contato com firmas de serviços para prazos e orçamentos (arte de anúncios, bufê, garçons, bandeiras etc.).

Instruções expedidas a diretores, gerentes e demais funcionários relativas ao cerimonial, na ocasião do ato solene e da visita das autoridades a alguns setores do Centro e durante o coquetel e almoço.

Comunicado da Dow aos funcionários internos e externos e ao corpo de supervisores, colocando-os a par do evento de inauguração.

Comunicado dando maiores detalhes sobre o evento aos funcionários que deveriam estar presentes.

Definir se o ato solene da inauguração e uma visão panorâmica do Centro seriam filmados para inserção em um dos jornais cinematográficos de circuito nacional ou jornal falado de televisão.

Programa de Inauguração

Chegada ao Centro de Pesquisa e Desenvolvimento

Recepção dos convidados e entrega de crachás de identificação.

Acompanhamento das autoridades e convidados ao local do evento

Discursos

Descerramento da Placa de Inauguração e Benção

Acompanhamento dos convidados à visita ao Centro de P&D

Evento Especial

Audiovisual

Coquetel

Almoço

Encerramento

Agradecimentos e Despedidas

O EVENTO

O ato de inauguração do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento da Dow Química S.A. teve como um dos principais objetivos mostrar às autoridades, empresários e jornalistas, o maior Centro de P&D do Hemisfério Sul, no gênero.

Na organização do evento, a AAB armou um esquema de utilização de radiocomunicadores em todos os setores do Centro de P&D. Esse esquema servia como base para que o coordenador responsável de cada área ficasse informado do que acontecia nos diversos locais onde os trabalhos eram realizados.

No dia 17 de fevereiro, no estacionamento da Unipark, Avenida Paulista, os convidados eram recebidos por recepcionistas uniformizadas e podiam deixar seus carros, que ficavam a cargo de manobristas também uniformizados. Recebiam os seus crachás e, com início às 8h30, os convidados foram transportados em ônibus, com saídas e chegadas em horários pré-fixados, com retorno após o evento.

Os convidados também podiam ir diretamente a Franco da Rocha com transporte próprio (118 fizeram isto). O trajeto São Paulo/Franco da Rocha foi facilitado pela sinalização planejada e disposta em todos os pontos-chave, a partir da saída da rodovia Anhanguera, até o Centro de Pesquisa e Desenvolvimento. Esses convidados eram recebidos por recepcionistas que, além de distribuírem os crachás de identificação, prestavam todas as informações necessárias. Motoristas uniformizados estacionavam os veículos e os traziam de volta quando solicitados.

Na recepção do Centro, eram distribuídos óculos de segurança aos convidados, fator obrigatório da empresa, para este tipo de visita. Ao receber os óculos de segurança, os convidados e/ou jornalistas portadores de máquinas fotográficas deixavam-nas em local reservado, as quais eram devolvidas após a visita, isto porque, por norma interna da Dow, os laboratórios não podem ser fotografados.

Esses convidados eram encaminhados para a visita aos laboratórios, em grupos de 20. Cada laboratório dispunha de um ou mais técnicos da Dow que se encarregavam de explicar genericamente a função das máquinas e/ou equipamentos, estando à disposição dos convidados para quaisquer esclarecimentos que se fizessem necessários.

Ao término da visita aos laboratórios, na saída do prédio, os grupos deixavam os óculos de segurança e assinavam folhas de papel avulsas, para evitar aglomerações, as quais foram encadernadas para compor o Livro de Prata do evento.

A cobertura de imprensa foi iniciada um mês antes do evento, por meio de convite a jornalistas da área geral e especializada, e envio de press-releases referentes às atividades desenvolvidas pelo Centro de Pesquisa e Desenvolvimento e à vinda de Paul Oreffice ao Brasil.

No dia do evento, a entrevista coletiva para jornalistas foi um dos pontos altos da inauguração. Por meio dela, Paul Oreffice, Hunter Henry e Kenneth Mitchell tiveram a oportunidade de informar aos principais órgãos da imprensa escrita de São Paulo, Brasília e Bahia, considerações gerais sobre o Centro de P&D, sobre a Dow no Brasil e o seu papel na economia do país.

Ao lado da sala destinada à coletiva, os jornalistas dispunham de telex com operador, máquinas de escrever e todo o aparato necessário para que seu trabalho fosse desenvolvido da melhor maneira possível. Pelas mesmas normas internas da Dow, a cobertura fotográfica também não pôde ser realizada nesse setor do Centro de P&D.

Ao término da cerimônia solene, a placa comemorativa, afixada no saguão de recepção do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento, foi descerrada como parte das comemorações dos 25 anos da Dow do Brasil.

Na seqüência, foram realizados o coquetel e o almoço. O trajeto do prédio do Centro de P&D (localizado dentro de uma fazenda) até a sede da fazenda estava decorado com festões vermelhos e brancos, cores oficiais da Dow, que contribuíram com o clima de festa do evento. O almoço foi servido por garçons uniformizados com aventais e chapéus vermelho e branco, acompanhando a decoração.

No encerramento do evento, um kit contendo o avental e o chapéu usado pelos garçons durante o almoço, um chaveiro e um folheto, intitulado "Tecnologia Dow", foram distribuídos como brindes aos convidados.

Transcrição adaptada dos registros existentes no CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná