|
  
FOREST
– VISITA DE CONSELHO
Organização
Forest
Profissional Responsável
Vera Giangrande
Assessoria
Externa
INFORM
– Consultoria de Relações Públicas S/C Ltda.
Ano da Premiação
1981
A organização da visita e da reunião anual do conselho da GK Technologies,
sócia internacional da Forest, no Brasil, classificou-se em primeiro lugar na categoria
Eventos Especiais e Comemorações - Iniciativa Privada.
A organização do evento, a cargo de Vera de Mello Glangrande, da INFORM
– Consultoria de Relações Públicas, teve características especiais que envolveram
desde o serviço de segurança do governo norte-americano, porque fazia parte da comitiva
o ex-presidente Gerald Ford, até a ausência anterior da Forest em qualquer programação
promocional ou de Relações Públicas.
OBJETIVOS
A
programação teve a duração de 13 dias, contudo o "caso" relata desde os
preparativos, com a elaboração de lista de convidados (São Paulo e Rio de Janeiro),
expedição de convite até montagem de atividades sociais visando os seguintes objetivos:
 | motivar o Conselho da GK Techonologies para não apenas dar continuidade como
para aumentar o volume e velocidade dos programas de expansão da Forest;
|
| criar clima
de respeito e admiração pelo Brasil, como país e como povo, sob aspecto cultural,
social e tecnológico;
|
| criar
rapidamente conhecimento e reconhecimento da Forest, para assegurar os níveis de contato
desejados dos integrantes do Conselho da GK com os públicos proprietários do programa;
|
| dar início,
por ocasião da visita, ao processo de implantação do conhecimento e criação do
conceito da Forest – dentro de sua dimensão e importância reais – junto a seus
públicos prioritários;
|
| abrir o canal
de comunicação da empresa com a imprensa setorial e de economia, consolidando esse
relacionamento.
|
INTEGRAÇÃO,
A CHAVE DA ESTRATÉGIA
| Integração do grupo visitante com brasileiros das mais diversas áreas:
artistas, personalidades sociais, líderes empresariais, autoridades – para isto,
foram programados dois eventos próprios (São Paulo e Rio de Janeiro), dois eventos em
residências particulares (São Paulo e Rio de Janeiro), e a inclusão do grupo em um
grande evento, esse do Brasilinvest, o qual incluía uma reunião da junta de Governadores
do Brasilinvest, almoço no Palácio dos Bandeirantes, inauguração do Brasilinvest Plaza
e recepção na residência do Presidente do Brasilinvest, Mário Garnero.
|
| Integração
do Sr. Gerald Ford (homus politicus por excelência) nos objetivos institucionais e
empresariais da Forest.
|
| Integração
com a imprensa, de um lado, facilitando seu acesso ao ex-Presidente dos Estados Unidos e,
de outro lado, abrindo espaço e despertando o interesse para com a Forest e seus
diretores.
|
| Integração
dos representantes do governo americano (embaixada e consulado) com as forças de
segurança locais.
|
A Inform
apresentou uma primeira proposta de prestação de serviços a 9 de março de 1981, a qual
constava de uma descrição sumária de atividades e de uma reserva de verbas, como segue:
| contratação e supervisão de serviços de terceiros, como hotel, ônibus e
carros no Rio de Janeiro, em São Paulo e, eventualmente, em Brasília, jatinhos para
viagem Rio/São Paulo/Rio, passeios, shows, bufê para jantar no Rio de Janeiro, corpo
receptivo e de controle de bagagem, serviços de fotógrafos em São Paulo e no Rio de
Janeiro;
|
| confecção
de planejamento, com cronograma detalhado da visita, e controle de responsabilidade com
programas masculino e feminino;
|
| acompanhamento
completo da visita, com flexibilidade de alternativas quando necessárias, e entrosamento
com serviços de segurança, da visita e nos locais;
|
| entrosamento
com o cerimonial do Palácio do Governo em São Paulo e com especialistas, no Rio, para
prestar apoio organizacional às atividades;
|
| levantamentos
necessários para ajuda na confecção da lista de convidados ao jantar de encerramento da
visita no Rio de Janeiro, confecção e entrega pessoal de convite ou carta-convite,
controle de confirmações e presenças;
|
| serviço
geral de cobertura de imprensa;
|
| relatório
final da visita e confecção de álbuns para os participantes.
|
Com base na
primeira proposta, foi realizada uma reunião com o cliente e preparado o primeiro
programa, com alternativas, para análise pelo grupo visitante.
Aprimorado e
complementado o primeiro programa, o que deu base à confecção do programa definitivo e
aceitas as linhas de atuação da Inform, deu-se início aos trabalhos de:
| contratação
de fornecedores;
|
| contrato com
autoridades envolvidas;
|
| preparo de
material de referência para a imprensa e início dos contatos com jornalistas;
|
| entrosamento
com o Brasilinvest e com os encarregados do cerimonial.
|
CONTATO COM
AUTORIDADES
A primeira
etapa logística foi oficializar a visita junto à Secretaria da Receita Federal no
Ministério da Fazenda, em Brasília; Embaixada Americana, em Brasília; Polícia Federal
do Ministério da Justiça, Brasília; Ministério das Relações Exteriores, Brasília;
Departamento de Polícia Federal (São Paulo e Rio de Janeiro); Delegacia Aérea,
Marítima e de Fronteiras, Rio de Janeiro; Superintendência da Receita Federal no Rio de
Janeiro e Consulados Americanos de São Paulo e Rio de Janeiro.
Depois de
oficializar a visita junto a esses órgãos e iniciando-se a implantação do programa,
foram contratados o Comandante da Base Área de São Paulo (Cumbica) e as Diretorias dos
Aeroportos Santos Dumont e Congonhas.
Após esse
trabalho de integração, conseguiu-se que a Polícia Federal se compusesse com o
Consulado Americano no Rio de Janeiro e – em entrosamento com os 21 elementos de
segurança que acompanharam a visita – estabelecendo-se um sistema integrado de
segurança, para o ex-Presidente Ford, com o mínimo de interferência no conforto e
liberdade dos outros 34 visitantes.
Conseguiu-se
que fosse agilizado o desembarque dos visitantes à chegada, no Aeroporto Internacional do
Rio de Janeiro.
Foi
autorizado o pouso das aeronaves fretadas na Base Aérea de São Paulo, face à sua
proximidade da fábrica da Forest, em Guarulhos, para a visita da segunda-feira, dia 8 de
junho.
Foi fornecido
o acompanhamento de batedores, em motocicletas, para a visita de segunda-feira, no
percurso até a fábrica, dessa ao Nacional Club e ao aeroporto de Congonhas.
Também no
aeroporto de Congonhas foi obtido um atendimento especial para embarque e desembarque dos
jatos, seja como aeroporto alternativo para a visita da segunda-feira, seja para a visita
ao Brasilinvest, na quarta-feira.
PREPARAÇÃO
DE MATERIAL PARA IMPRENSA
Em virtude da
Forest não ter nenhuma atividade promocional ou de Relações Públicas, a Inform teve
que proceder ao levantamento completo, seja da sócia internacional, seja da empresa
local, confecção de fotos da fábrica e redação de todo o material necessário.
Foram
iniciadas visitas a jornalistas líderes, buscando levantar os pontos de interesse quanto
à empresa e quanto à visita, com o fornecimento de dados personalizados, prévios, a
cada jornalista.
Para melhor
conforto desses, ainda, foram abertas três possibilidades de atendimento dos visitantes
à imprensa:
| no dia 8,
segunda-feira, na parte da manhã, por ocasião da visita à fábrica;
|
| nesse mesmo
dia, antes do retorno ao Rio, no aeroporto de Congonhas;
|
| no dia 10,
quarta-feira, na parte da manhã, no Maksoud Plaza (organização a cargo do pessoal do
Brasilinvest).
|
Foram
fornecidos kits de imprensa, ainda, ao serviço de Relações Públicas do Rio
Palace Hotel, da Embaixada e Consulados Americanos, ao Brasilinvest e finalmente ao
assessor particular do Sr. Gerald Ford, para que todos tivessem dados iguais em seus
contatos com a imprensa.
ENTROSAMENTO
Desde que
obedecia a interesses de ambos os grupos, e atendia perfeitamente aos objetivos da
consultoria, a quarta-feira, dia 10 de junho, foi inteiramente dedicada ao Brasilinvest,
tendo a Inform entrosado os responsáveis pela visita, para assegurar ao grupo visitante o
destaque e atenção desejados. Além disto, dois profissionais da Inform acompanharam os
visitantes em todo o dia de programação.
Foi
providenciado o embarque de algumas pessoas do grupo – os quais retornavam nessa
mesma noite para os Estados Unidos – diretamente dos jatos dos quais desembarcavam na
aeronave internacional, no Aeroporto Internacional do Rio de Janeiro.
A Inform
prestou seu apoio, ainda, ao Sr. Paulo Marcondes Ferraz na organização e listagem de
convidados ao jantar em sua residência no Rio de Janeiro.
PEÇAS
PREPARADAS
Pastas
"Wellcome
to Brasil" – tamanho 23x33, capa preta em papel Fabriano, impresso em branco:
"Wellcome to Brasil", "G.K. Technologies Visit", "June
1981", com bolsas internas contendo fact sheets sobre:
| Brasil:
Aspectos Históricos;
|
| Brasil: Dados
Geográficos;
|
| Brasil: Um
estudo econômico financeiro;
|
| O Brasileiro:
Perfil cultural e social.
|
"Some Usefull Informations"
– nas mesmas medidas e características da primeira, contendo: glossário de termos
mais usados, serviços à disposição, museus, igrejas e outros templos (com horários
dos serviços religiosos), mapa de localização dos integrantes do grupo, apresentação
do Bureau de Informações e de seus integrantes, e de um programa final encadernado.
Convites
Para o
almoço com empresários no Nacional Club, em São Paulo, para o jantar com empresários,
sociedade e autoridades no Country Club do Rio de Janeiro.
Esses
convites cumpriram, ainda, uma função de mala direta dirigida, contendo uma
apresentação da empresa e a relação de seus dirigentes.
Mapas
Programas,
cronogramas e mapas de custos, de percurso para os serviços de segurança, de
localização no hotel, de precedência dos veículos.
Bureau de
Informações
Foi montado
bureau completo, que atendeu das 7:00 horas às 22:00 horas, para funcionar:
| como
secretaria completa, com todas as comodidades necessárias – desde máquinas até
clipes;
|
| como hospitality
suíte, providenciando passeios extras, atendimento a compras, cabeleireiro, reservas
de teatro, serviços de passagens, recepção de mensagens de um membro da comitiva para
outro;
|
| como bureau
de informações para comunicações sobre o programa e atendimento aos jornalistas.
|
O corpo de
receptivo era de 10 elementos contratados e mais duas pessoas da consultoria.
PROGRAMA "SENHORES"
| Dia 6
 | Chegada do Conselho Diretivo ao Brasil.
|
| Visita do Grupo à residência do Arquiteto e paisagista Roberto Burle Marx.
|
| Coquetel de confraternização oferecido pelo presidente do Conselho da GK
Techonologies.
|
|
| Dia 7
| Visitas à cidade do Rio de Janeiro.
|
| Passeio de iate pela Baía de Guanabara.
|
| Recepção na residência de Paulo M. Ferraz.
|
|
| Dia 8
| Ida a São Paulo.
|
| Visita à fábrica da Forest, em Guarulhos.
|
| Almoço com empresários no Nacional Club e volta ao Rio de Janeiro.
|
|
| Dia 9
| Reunião anual do Conselho Diretivo da GK Techonologies.
|
| Recepção no Country Club oferecida pelo Forest a empresários e sociedade.
|
|
| Dia 10
| Ida a São Paulo, para almoço com o Governador Paulo Maluf e empresários no
Palácio do Governo.
|
| Participação no programa de inauguração do Brasilinvest Plaza.
|
| Volta aos Estados Unidos.
|
|
PROGRAMA "SENHORAS"
| Dia 6
| Em
conjunto com o Grupo.
|
|
| Dia 7
| Em
conjunto como Grupo.
|
|
| Dia 8
| Visita
a cidade de Marica.
|
| Visita
ao atelier de tapeçaria de Madelleine Collaço.
|
| Almoço
na residência particular da Sra. J. Clark (Brasil Colonial).
|
|
| Dia 9
| Exposição
de pedras brasileiras e visita a laboratório de corte e lapidação.
|
|
REUNIÕES
SOCIAIS
Coquetel de
Confraternização
Na noite da chegada, foi oferecido coquetel, pelo Presidente do Conselho da
GK Techonologies, a toda a equipe que vinha trabalhando na organização da visita,
incluindo gerentes setoriais do hotel, fornecedores e o grupo de recepcionistas, com
participação de todo o Conselho da empresa e esposas, do ex-Presidente Gerald Ford, de
seu assessor especial e do chefe geral do corpo de segurança.
Almoço a Bordo
Almoço
restrito aos integrantes do grupo, a bordo da Lancha Atrevida, gentilmente cedida pelo Sr.
Dirceu Fontoura. Acompanhamento apenas de três recepcionistas e da consultoria.
Almoço de
Negócios
Almoço no
Nacional Club a empresários, autoridades e jornalistas líderes.
Jantar de
Gala
Jantar, com
show brasileiro, a empresários, autoridades, jornalistas e pessoas da sociedade, no
Country Club do Rio de Janeiro.
Jantares
Menores
A cada noite
eram organizados jantares menores, de visitantes com personalidades brasileiras.
RESULTADOS
Manifestações
dos Visitantes
Além das
manifestações verbais, os visitantes manifestaram por carta, seu entusiasmo pela viagem
– como passei turístico – como conteúdo de informações e contatos – e
como tratamento e cuidados pessoais.
Presença ao
Evento
O almoço de
São Paulo teve 300 convidados, com a presença de 273 participantes (90%).
O jantar no
Country Club teve 500 convidados, com a presença de 381 convidados (75%). Observamos que
vários convidados (35) eram de Brasília e outros (42) eram de outras capitais.
Imprensa
Em que pese o
interesse pelo enfoque político motivado pela presença do Sr. Gerald Ford, foram obtidas
147 notícias sobre a empresa , de um total de 181 noticias sobre a visita do
ex-presidente, ou seja, 80% dos noticiários cobriram também a empresa. Todas as
emissoras de televisão noticiaram a vista em seus jornais no horário nobre, tendo o
noticiário de segunda-feira, dia 8, coberto especificamente a empresa.
Além disto,
as reportagens especiais sobre a Forest, que vêm se sucedendo em revistas, tendo
alcançado o número de oito até início de setembro, demonstram que foi estabelecido um
relacionamento aberto entre jornalistas e empresa.
Resultados em
Vendas
A Diretoria
de Vendas vem demonstrando satisfação com novos negócios entabulados, tendo-os
creditado espontaneamente ao trabalho desenvolvido até o momento.
Originalmente
publicado na revista Propaganda, São Paulo, n. 305, p. 19-23,
dez. 1981. Edição Especial.
|
|
